برای تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها، دانش و مدیریت آن یک امر کلیدی است. پایگاه دانش فرصتی عالی برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا اثربخشی خود را افزایش دهند، خدمات مشتری را پشتیبانی کنند و حاشیه سود را بهبود بخشند.
با این حال راه‌اندازی یک پایگاه دانش می تواند بسیار دلهره آور باشد و نکات بسیاری باید در نظر گرفته شود. در این مقاله، ده نکته مفید را بررسی خواهیم کرد که به ایجاد و توسعه پایگاه دانش شما یاری خواهد رساند.
محدوده را تعریف کنید
ایجاد محتوای پایگاه دانش در ابتدا می تواند کاری دلهره‌آور به نظر برسد، اما مهم است که قبل از شروع به نوشتن مقاله، برای تعریف ساختار و دامنه دانش خود وقت بگذارید. با تمرکز بر روی موضوعات خاصی که ساختار پایگاه دانش شما را تشکیل می دهند، شروع کنید و سپس به جزئیات بیشتری در مورد هر یک بپردازید. تنظیم یک محدوده روشن، کل فرآیند نوشتن مقاله را روان‌تر و سازماندهی‌تر می‌کند.
مخاطب خود را بشناسید
جمع‌آوری بازخورد از مخاطبان در هنگام ایجاد پایگاه دانش ضروری است. انجام این کار به شما بینش ارزشمندی در مورد نیازها، علایق و انتظارات آنها می‌دهد. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مفیدی را در اختیار مشتری قرار می‌دهید و مشتریان به سرعت پاسخ‌هایی را که به دنبال آن هستند می‌یابند.
همچنین دانستن اینکه دقیقاً با چه کسی صحبت می کنید به شما امکان می دهد بیان خود را مطابق با آن تنظیم کنید و از زبانی که آنها می فهمند استفاده کنید. به طور خلاصه، وقت گذاشتن برای شناخت مخاطبان به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که پایگاه دانش شما حاوی محتوایی است که نیازهای آنها را برآورده می کند و به آنها کمک می کند تا به طور مؤثرتری از آن استفاده کنند.
از انواع مناسب محتوا استفاده کنید
دانستن اینکه چگونه انواع مختلف محتوا را برای پایگاه دانش خود انتخاب کنید می تواند تفاوت بین رسیدن به موفقیت و ارائه خدمات ساده را تعیین کند. یک پایگاه دانش جامع باید شامل محتوای متنوعی باشد، مانند راهنماها، اسناد متنی، ویدئوها، پادکست‌ها، وبینارها و موارد دیگر.
کیفیت را بر کمیت اولویت دهید
هنگام ایجاد محتوای دانش، اولویت دادن به کیفیت ضروری است. اطلاعات زیاد می‌تواند برای مشتری شما گیج‌کننده باشد و اگر اطلاعات ناقص یا نادرست باشد، می‌تواند بیش از اینکه مفید باشد، ضرر داشته باشد. به جای ارائه تعداد زیادی مقاله و ویدیو، روی ساخت قطعات کمتر و باکیفیت‌تر تمرکز کنید. نه تنها رضایت مشتری با مقالات و ویدیوهای باکیفیت افزایش می‌یابد، بلکه آنها مجبور نخواهند شد کوهی از مقالات را برای یافتن آنچه که به دنبال آن هستند جستجو کنند! محتوای باکیفیت تاثیر ماندگاری در مشتریان شما دارد؛ مهم نیست که مقدار آن چقدر کم باشد.
طراحی یک جستجوی موثر و قوی
داشتن یک نوار جستجوی موثر برای پایگاه دانش ضروری است. مطمئناً می‌توانید موضوعات مورد نیاز خود را به صورت دستی جستجو کنید، اما داشتن یک نوار جستجو در پایگاه دانش، یافتن پاسخ سؤالات شما را فرآیندی آسان‌تر می‌کند.
با ایجاد یک عملکرد جستجوی بهینه، کاربران می توانند عبارت یا کلماتی را که به دنبال آن هستند جستجو کنند و دقیق‌ترین اطلاعات را به موقع دریافت کنند. بدون آن، کاربران زمان زیادی را صرف تلاش برای یافتن مقالاتی می‌کنند و حتی ممکن است از تلاش دست بکشند.
سامانه مدیریت دانش داناکاو
نرم‌افزاری حرفه‌ای و قدرتمند جهت مدیریت دانش و ارتقاء عملکرد کارکنان سازمان و شرکت شما
بیشتر بدانید دانلود رایگان برنامهمحتوا را به راحتی در دسترس قرار دهید
ایجاد یک پایگاه دانش که به راحتی برای مشتریان شما قابل دسترسی باشد، یکی از مهم ترین نکات در مدیریت دانش است.
مهم نیست که آنها از چه دستگاهی استفاده می کنند یا ارتباط آنها چقدر قوی است، شما می خواهید محتوای شما با کلیک یک دکمه در دسترس باشد. این اتفاق با اطمینان از اینکه پایگاه دانش آنلاین شما به درستی برای همه انواع موتورهای جستجو بهینه شده است و دسترسی از دستگاه‌ها و سیستم عامل‌های مختلف ایمن است، رخ خواهد داد.
به این ترتیب، می توانید تضمین کنید که مشتریان شما می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را در حداقل زمان ممکن دریافت کنند.
تجزیه و تحلیل عملکرد پایگاه دانش
تجزیه و تحلیل پایگاه دانش، اطلاعات ارزشمندی را در مورد پایگاه دانشتان به شما ارائه می دهد؛ اطلاعاتی مانند معیارهای پایگاه دانش و بازخورد مشتریان.
با تجزیه و تحلیل پایگاه دانش، می‌توانید بیاموزید که کدام موضوعات بیشتر در دسترس قرار می‌گیرند، می‌توان موضوعات پرطرفدار را کشف کرد و همچنین موضوعاتی که ممکن است جزئیات کافی نداشته باشند یا نیاز به توجه بیشتری داشته باشند را یافت.
این امر اجازه می‌دهد تا پایگاه‌های دانش برای مشتریان و تیم های پشتیبانی بسیار مفیدتر شوند.
مطالب را به‌روز نگه دارید
تازه و به‌روز نگه داشتن محتوا برای مدیریت دانش ضروری است. این موضوع می‌تواند زمان‌بر باشد، اما تفاوت زیادی در پایگاه دانش شما ایجاد می کند. اطمینان از اینکه هرگونه پیشرفت جدید به سرعت گنجانده شده است، نه تنها مطالب را دقیق نگه می دارد، بلکه باعث می شود تا کاربران وقت خود را با اطلاعات قدیمی تلف نکنند.
بازخورد و پرسش و پاسخ را فعال کنید
توجه به بازخورد مشتری برای هر کسب و کاری که می خواهد تجربه مشتری موفقیت‌آمیز داشته باشد، ضروری است. این نه تنها به مشتریان این فرصت را می دهد تا افکار و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند، بلکه به عنوان منبع اطلاعاتی ارزشمندی برای کسب و کارها عمل می کند.
با دریافت بازخورد مشتری، می توانید هر گونه پیشرفتی را که باید انجام شود شناسایی کنید یا نیازهای مشتری را تعیین کنید و تیم بازاریابی شما می تواند راه‌حل‌های هدفمند متناسب با نیازهای مشتری را ارائه دهد. این نه تنها رضایت و وفاداری مشتری را بهبود می بخشد، بلکه تعامل مشتری با برند شما را نیز افزایش می دهد.
گوش دادن به مشتریان برای رشد و رونق کسب و کار شما حیاتی است.
مقالات را به طور منظم منتشر کنید
انتشار منظم محتوای جدید تضمین می‌کند که همه می‌توانند به به‌روزترین دانش موجود دسترسی داشته باشند، این امر می تواند کنجکاوی کاربر را برانگیخته و جستجوی بیشتری را در پایگاه دانش ایجاد کند. اگر این موضوع رعایت نشود پایگاه های دانش به سرعت راکد و قدیمی می شوند. انتشار محتوا به طور منظم، اطلاعات به موقع و مرتبطی را در اختیار کاربران پایگاه دانش قرار می دهد.
نتیجه‌گیری
پایگاه دانش ابزار قدرتمندی است، اما برای اطمینان از موثر بودن آن به تلاش زیادی نیاز دارد. با پیروی از این ده نکته برای راه اندازی و توسعه یک پایگاه دانش مؤثر، کسب و کارها می توانند اطمینان حاصل کنند که پایگاه دانش آنها کارآمد است و برای کاربران خود ارزش ارائه می دهد.
اگر می خواهید سفر خود را با یک نرم افزار پایگاه دانش آغاز کنید، می توانید داناکاو را امتحان کنید. استفاده از این نرم‌افزار آسان است و شما می توانید به سرعت پایگاه دانش داخلی خود و یک مرکز کمک برای مشتریان را راه‌اندازی کنید.
